【導入事例】株式会社フルクラム様「担当者の退職を機にRPAを採用。スカウト業務の自動化で成約数が6倍に！」

Category: 人材紹介業界｜AI x RPA｜導入事例　
Date: 2019.11.28

株式会社フルクラム
https://www.fulcrum5.co.jp
代表取締役 木村 知之様

お取引先企業様とのご縁を大切に、丁寧なお付き合いを
―御社の事業内容について教えてください
木村：人材紹介と人材派遣を行っています。海外人材の紹介事業も行っています。
お取引先企業様とのご縁を大切に、丁寧にお付き合いさせていただく中で、最適な人材のご紹介をさせていただいています。


スカウト業務が軌道に乗った矢先に、担当者が退職することに
―RPAを導入する前の業務の状況と、導入検討のきっかけを教えてください。
木村：以前は、アルバイトの担当者が、ある媒体のスカウト業務を行っていました。
スカウト対象者を１件1件探してメールを送るので、時間も労力もかかる業務でした。

その後、新しい担当者が、プログラムを組んでスカウト業務を半自動化しました。
つきっきりで業務を行うのではなく、ディスプレイを見て時々キーボードを叩くだけなのに、スカウト件数も面談数も増えていきました。
それを見ていて「すごく便利だな」と思いました。効果も出ていたので「スカウト業務を拡大しよう、人員も増やそう」と考えていました。

ところが、その担当者がアルバイトを辞めることになりました。
ここで業務を止めるのはもったいですし、新しい担当者を採用しようか・・と悩んでいた時に御社のRPAセミナーのことを知ったのです。

アウトプットが変わらず、コストメリットがあり、人員採用の心配がないRPAを採用
―導入検討するきっかけについて教えてください。
木村：セミナーに参加した時点では、スカウト業務をRPAに置き換えようという具体的なプランはなく、RPAについて勉強してみようかなという気持ちでした。
セミナーに参加後も「他社のRPAについても調べてみようかな」「人の採用も進めようかな」と漠然と考えていました。

そんな時に、スカウト業務について御社の担当者と話をする機会がありました。
すると「同じスカウト媒体で、他社でのRPA導入実績がありますよ」という事でした。
導入実績があるなら安心ですし、スカウト担当者の退職日も迫っていたので、すぐにRPAの導入を決めました。

―導入決定されたポイントや理由は何ですか？
木村：最初の打合せで、目線を合わせてスカウト業務の話ができたのが良かったです。
担当者が辞めるタイミングだったので、RPAを導入したのに「スカウト業務の自動化ができませんでした」となってしまうのは非常に困ります。人を採用するのも間に合いませんし・・。

しかし、御社は人材業界特化でサービス提供をしていて、スカウト業務での導入実績もあったので、万一、途中で何かあっても最後はゴールに導いてくれるだろうと安心感がありました。

もう1つはコストのメリットです。
スカウト業務を行っていた担当者は、週に3~4日アルバイトとして稼働していました。
その人件費と比較すると、一カ月あたりのコストが約1/3に削減できます。

また、人が業務を行うと単調な作業に飽きてしまうこともあります。退職する場合は新しい担当者を探さなければならないという問題もあります。
アウトプットにそれほど差がないのであれば、コストも削減できて、人の採用の心配もないRPAを導入してみようと思ったのです。

スカウト媒体の特性に応じて「ロボットと人が業務を分担」
―すべてのスカウト業務を自動化されたのですか？
木村：スカウト媒体によっては、ロボットの方が効率的な場合と、人がきめ細かに対応した方が良い場合があります。

現在は媒体の特性に応じて、ある媒体ではロボットで業務を完全自動化し、ある媒体では人が今まで通りスカウト業務を行っています。
すべてのスカウト媒体を人が見ていた時は、業務量が多く他の業務に支障をきたすこともありましたが、今はロボットと人間で業務を分担しているので、労力がかなり軽減しました。

RPAの条件設定を定期的に見直し「面談数2倍＆決定数6倍に伸長！」
―RPAを導入いただいた後、業務はどのように変わりましたか？
木村：御社から「スカウトメールを通勤時間中にチェックする求職者様が多いですよ」とアドバイスももらったので、朝8時からロボットを稼働させています。
メールの配信が早い時間に終わっていることもあるので、それなら営業案件も増やしていきたいな、と営業活動にも熱が入りますね（笑）

また、ロボットが真面目に働いてくれるので（笑）、RPAの条件設定をどうするか常に考えるようになりました。
順番を変えたり、条件設定を広げたり狭めたり、文面を変更したりと週1くらいで見直ししています。

設定を変えると効果があったり、その逆でうまくいかない事もありますが、結果的に面談数が増えています。
ベストな設定というのはなくて、常に見直しは必要です。
最初は検索条件15件くらいからスモールスタートしたのですが、現在は50件くらいまで増やしています。

―RPAの導入効果はありましたか？
木村：人件費としてかかっていたコストが1/3になったことに加えて、スカウトメールの配信数が増えました。
結果として、面談数は2倍に、そして決定数は6倍になりました。
案件が1つ決まると、他の案件にもつながっていき相乗効果もありました。

今は、急に面接件数・成約が増えて、急ピッチで顧客の開拓をしないといけないのが大きな課題になっています。

面倒な設定をアウトソーシングできたので、RPA導入は思ったよりずっとハードルが低かった
―導入時に苦労されたことなどはありましたか？
木村：苦労というほどのことではありませんが、今までは、担当者に口頭で指示していたような業務を、ロジカルに整理してロボットにも分かるように指示書に書き起こす作業が必要でした。

感覚でやっていた部分についても、客観的に業務を可視化し、もれなくルール化することが大切だと思いました。
最初は、検索条件の設定で条件が重複しているなどのミスてロボットが止まることがありましたが、御社のサポートで修正方法を教えてもらったのですぐに解消しました。
今は慣れたので、御社に質問することもなく、日々順調に稼働しています。

導入する前は、RPAは「コストが高い」「設定が難しそう」と敷居が高いと思っていました。
でも、一番大変そうな初期設定を御社にお任せでき、あとの検索条件の追加・変更作業は自社内でも簡単にできたので、思っていたよりずっとハードルが低かったです。

―今後、RPA化したい業務はありますか？
木村：人材派遣の業務で、求人広告を媒体に新着情報として掲載するための更新作業があるのですが、その掲載とメンテナンス作業が自動化できるといいなと考えています。
今稼働しているロボットの空き時間があるので、そこを活用できないかも考えています。

―弊社への期待などあればお聞かせください
木村：スカウト媒体が持っている絞込条件だけではなく、人が目で見てチェックしているような要素をAIで追加できるといいなと思います。

あとは、媒体への広告掲載で、同一の求人でも掲載する広告を複数パターン用意しておいて、定期的に広告を差し替えて、見せ方を変えるといったような事ができると便利ですね。