ATSと基幹システムの求人情報連携が難しい理由と対処法【RPA】

Category: 人材紹介業界｜AI x RPA｜コラム　
Date: 2021.03.26

この記事ではATSと基幹システムの求人情報の連携をRPAが行うことのメリットについてお伝えします。 

企業の採用活動に関する情報を一元的に管理するシステムが、ATS（Applicant Tracking System：採用管理システム）です。 

ATSを利用する求人企業の増加に伴い、マッチング漏れを減らすために、定期的にATS上の求人情報を自社の基幹システムに取り込みを行う必要に迫られている人材紹介会社様もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

基幹システムへの求人情報連携ができないとどうなるか

では、ATSの求人情報をコンスタントに基幹システムに取り込むことができなくなるとどのようなことが起こるでしょうか。例えば以下のようなことが起こりえます。 

 

まず「1.応募承諾いただいた求人が実はクローズしていた」 ことによる影響はどのようなものでしょうか。

もし求人がクローズしたことに気づかず、求職者から該当求人の応募承諾を頂いたとすると、求人クローズに気づくまでに行っていた求職者とのやり取りなど工数がムダになってしまいます。 

さらにクローズした求人を打診したことがわかった後の求職者への対応では、人材紹介会社側のイメージに対するリスクもあるでしょう。 

 

では「2.求職者にピッタリの新着求人に気づかずJOB打診ができなかった」 ことによる影響についてはどうでしょうか。

言うまでもなく、このようなマッチング漏れは人材紹介会社にとって大きな機会損失になります。 

 

なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか。

基幹システムにATSの求人情報を連携していない場合、求人情報がATSと自社の基幹システムにそれぞれに存在することになってしまいます。

その結果、コンサルタントがマッチングを行う際に以下のようになってします。

 

・基幹システムでマッチングを行っても、ATSの求人はマッチング漏れしてしまう

・頭の中マッチングでATSに掲載されている求人を思いつくこともあるが、思いつかないと漏れが発生してしまう

・ATSにユーザID、パスワードを入力し求人のチェックを行うが、作業が面倒で、チェックしなくなる

・頭の中マッチングの求人がATSを確認するとクローズになっていて、確認作業が面倒になりATSの求人の優先度が下がる

・ATSを利用している企業が数十社となるとすべて確認することができずマッチング漏れしてしまう

 

など、ネガティブな事象が発生し、頑張って開拓した企業の求人が無駄になってしまいます。

このようなムダを作らないためにも、ATSから基幹システムへの情報取り込みを「コンスタント」かつ「正確」に行う必要があるのです。

 

しかしながら、ATSと基幹システムの求人情報の連携について、 

と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。 

 

まず、ATSから基幹システムへの求人情報連携は時間がかかり、かつミスが起こりやすい作業です。 

クライアントのATSすべてにログインし、それぞれATSのフォーマットを自社の基幹システムに項目に突き合わせて入力を行う必要があるためです。 

この作業を担当のアルバイトの方が行う場合はその分の人件費などが掛かりますし、コンサルタントの方が通常の業務と並行して行う場合でも負担が増えてしまいます。 

また、ATSの確認のための専任の担当者がいない場合、求人情報のチェックは不定期になってしまうことも多いでしょう。 

 

この問題、実は RPAで解決で解決することができます。 

 

ATSと基幹システムの求人情報連携をRPAが行う

「リアルタイムにモレなく基幹システムに情報を取り込む」RPAはこのような作業が得意です。

RPAを活用しATSとの求人情報連携をすることで、自社のコンサルタントが求人クローズや新着求人に気づくことができるようになるのです。 

RPAが行うATSの情報の取り込みについて具体的に説明します。 

 

ATS上でクローズになった求人の連携 

①ATSにロボットが定期的にログイン→求人情報とそのステイタスをチェックする 

②クローズ求人がある場合は、基幹システムの同一求人をクローズする

③求人クローズにコンサルタントが気づくことができるようになる 

※必要に応じて社内関係者に告知メールを自動配信するなどの対応も可能です 

 

求人の基幹システムへの取り込み

①ATSにRPAが定期的にログイン→新着求人を洗い出す。 

②RPAがATS上の項目と基幹システムの項目を紐づけ→基幹システムに求人情報を登録 

③新着求人を管理できるようになる 

 

人手で行う場合は、各クライアントのATSの情報フォーマットから自社の基幹システムのフォーマットや項目に合わせて入力を行う必要がありました。 

「このような作業を本当にRPAができるのか」と疑問に思う方もいると思います。 

さらに、ATSを使うクライアントが増えたときや減ったときに対応できるのでしょうか。 詳細な情報はセミナーでお伝えします。 

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